Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как и прочие работодатели, микропредприятия с наёмными работниками обязаны вести кадровые документы. В первую очередь законодательство требует соблюдения правил оформления кадровых документов при приёме на работу и увольнении.
Какие предприятия относятся к микробизнесу
Прежде чем выяснить, какие кадровые документы для микропредприятия являются обязательным, разберёмся, какие организация относятся к субъектам микробизнеса.
Для определения микропредприятий установлены следующие критерии:
- размер доходов;
- численность наёмных работников;
- доля участия других юридических лиц в уставном капитале.
К микропредприятиям могут относиться как представители индивидуального предпринимательства, так и юридические лица. При этом статус микропредприятия никак не ограничивает возможность выбора налоговых режимов. Применять можно любой спецрежим.
Согласно ст. 4 Федерального закона № 209-ФЗ, организация считается микропредприятием, если:
- Среднесписочная численность наёмных сотрудников — не более 15 человек в штате.
- Размер годового дохода от продажи товаров и предоставления услуг не превышает 120 млн рублей (без учёта НДС).
- Общая доля общественных и благотворительных организаций в уставном капитале микропредприятия составляет не более 25%, а иностранных компаний (при условии, что они не относятся к микробизнесу) — не более 49%.
Цифровизация кадрового делопроизводства
Со вступлением в силу Федерального закона от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ у работодателей появилась возможность перевести кадровое делопроизводство в электронный вид. В электронном виде можно вести почти все кадровые документы.
Вести документы в электронном виде удобно и выгодно. Переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО) позволит сократить затраты на бумагу и копировальные расходники, максимально обеспечить сохранность документов, организовать электронный архив.
Пока что вопрос перехода на электронный кадровый ЭДО остаётся на усмотрение работодателя. Однако Минтруд планирует сделать КЭДО обязательным уже в 2023 году, поэтому начать вести кадровые документы в электронном виде лучше уже сейчас.
Приказ о введении локально-нормативных актов
Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.
Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.
С 01.03.2022 женщины смогут работать в авиационной отрасли (авиационным механиком, инженером по техническому обслуживанию самолетов и вертолетов и др.)11.
Также уточнены конкретные профессии, по которым не могут работать женщины при выполнении котельных, холодноштамповочных, волочильных и давильных работ, на работах по монтажу и обслуживанию технологического оборудования, ремонта нефтепромыслового оборудования. К ним относятся: котельщик; токарь на ручных токарно-давильных станках; чеканщик на работах ручным пневматическим инструментом; слесарь по монтажу и ремонту оснований морских буровых и эстакад; слесарь-ремонтник, занятый монтажом и обслуживанием технологического оборудования и ремонтом нефтепромыслового оборудования; электромонтер по ремонту и обслуживанию электрооборудования, занятый обслуживанием и ремонтом технологического оборудования.
Кроме этого, исключено положение о необходимости подтверждения безопасности условий труда заключением государственной экспертизы (при желании женщин работать в запрещенных профессиях). Теперь будет достаточно результатов специальной оценки условий труда.
В целом срок действия перечня работ, на которых ограничен труд женщин, установлен до 01.03.2028.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:
- номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
- графу «порядковый номер документа»;
- графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
- графу «дата документа»;
- графу «заголовок документа»;
- графу «дата включения документа в личное дело»;
- графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Сколько хранить и где
В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.
Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.
Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.
Срок подачи декларации о доходах госслужащих в 2023 году
Сдавать заполненную справку на себя и всех членов семьи можно начиная с 1 января 2023 года.
До какого числа сдать справку зависит от категории госслужащего:
Для членов Правительства и госслужащих Администрации Президента установлен крайний срок сдачи в виде даты 31 марта 2023 года
Всем остальным государственным служащим нужно подать документы на себя и членов своей семьи в срок до 28 апреля 2023 года включительно
31 мая 2022 года — последний день для предоставления уточнённых сведений о доходах.
В этом году сроки сдачи не продлеваются, как это было в 2020 г.
Если система управления персоналом эффективна, она обеспечивает предприятие людьми высокой квалификации, а также помогает приспособиться, регулярно и правильно ведет документацию.
Что входит в задачи службы персонала?
- Подбор сотрудников.
- Расстановка. То есть, каждый сотрудник должен работать на правильном месте.
- Адаптация персонала к коллективу.
- Изучение профессиональных и личных качеств работников.
- Формирование рекомендаций по совершенствованию кадрового потенциала компании, а также обеспечение прав, льгот и гарантий работников.
Востребованность и зарплаты специалистов по кадровому делопроизводству
На сайте поиска работы в данный момент открыто 3 659 вакансий, с каждым месяцем спрос на специалистов по кадровому делопроизводству растет.
Количество вакансий с указанной зарплатой специалиста по кадровому делопроизводству по всей России:
- от 30 000 руб. 2 494
- от 50 000 руб. 1 333
- от 75 000 руб. 463
- от 95 000 руб. 161
- от 120 000 руб. 68
Вакансий с указанным уровнем дохода по Москве:
- от 45 000 руб. 477
- от 65 000 руб. 347
- от 85 000 руб. 130
- от 105 000 руб. 40
- от 125 000 руб. 19
Вакансий с указанным уровнем дохода по Санкт-Петербургу:
- от 45 000 руб. 184
- от 55 000 руб. 129
- от 65 000 руб. 86
- от 80 000 руб. 29
- от 90 000 руб. 17
Общие принципы составления номенклатуры
Дела в номенклатуре отдела кадров систематизируются:
- с учетом функции (распорядительные документы, локальные нормативные акты, удостоверения, личные карточки, переписка и т.п.);
- с учетом сроков их хранения, которые зависят от важности документа. Например, срок хранения личных дел работников, трудовых договоров, личных карточек работников составляет 75 лет, переписка по воинскому учету хранится 3 года, графики отпусков — 1 год и т.д.;
- с соблюдением хронологического принципа.
Для того чтобы не ошибиться при сортировке дел, можно опираться на следующие документы:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. №236);
- утвержденный Росархивом в 2002 году свод правил работы архивов предприятий.
Как правильно составить личный листок по учету кадров?
Документ не относится к обязательным по кадровому учету для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, но государственные органы обязаны вести листки по каждому из своих сотрудников. Строгой унифицированной формы не установлено, поэтому каждый работодатель вправе использовать свой бланк документа, который должен содержать несколько обязательных полей.
Стандартная форма включает в себя:
- Фотографию сотрудника.
- Данные персонального характера:
- ФИО работника полностью;
- дата и место рождения;
- национальность, гражданство;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и места жительства;
- сведения о семье.
- Образование с указанием данных об образовательном учреждении и периода обучения, присвоенной специальности.
- Сведения о периодах работы до момента поступления в организацию.
- Иные данные, которые работодатель считает нужным включить в документ.
Заполнение только от руки разборчивым почерком в одном экземпляре и хранится в кадровой службе в личном деле работника.
Инвестируйте в лидеров
Ни для кого не секрет, что руководитель может легко создать или разрушить мотивацию подчиненного. Поэтому влияние менеджера и его лидерский потенциал не следует упускать из виду, а наоборот надо развивать и улучшать. Это напрямую связано с удовлетворенностью и эффективностью всего персонала.
Согласно отчету Gallup, «менеджеры ответственны за 70% вовлеченности сотрудников». Это подтверждает, что руководители являются самым влиятельным фактором вовлеченности сотрудников и их производительности на работе. Также исследования показывают, что 49% управленцев (до 80% в мелком и среднем бизнесе) сообщают, что они никогда не получали достаточного обучения управленческим навыкам для достижения успеха в своей работе.
Таким образом, сделайте обучение управленцев в вашей компании постоянным элементом вашей HR стратегии. Инвестируйте в образование и повышение квалификации ваших управленцев и это повысит общий уровень эффективности процессов в вашей компании.