Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто подписывает справку 2-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация осложняется в случае, когда в компании работает большое количество человек. Это может быть и 500, и 5000 сотрудников. Кто подписывает справку 2-НДФЛ? Снова руководитель. Но в таком большом объеме сделать это невозможно физически. В этом случае директор предприятия должен выбрать уполномоченного представителя для подписания справок. И это может быть сразу несколько человек. Тот, кто подписывает 2-НДФЛ, должен иметь соответствующую доверенность. Кроме того, следует оформить специальный приказ руководителя, где перечисляются все уполномоченные лица. В самой справке необходимо делать отметку, что подпись ставит не сам налоговый агент, а уполномоченный представитель, а также указать реквизиты соответствующей доверенности и приказа.
Оформление доверенности
***
Справка 2-НДФЛ — это документ, относящийся к отчетности, а значит, к его оформлению нужно подходить очень тщательно. Если при подписании или указании данных будет допущена ошибка, то проблемы возникнут не только при проверке справки налоговыми инспекторами, но и с сотрудниками, которым был выдан документ. Внимательность — главный помощник бухгалтера при подготовке таких справок.
Законодательные нормы
Справка 2-НДФЛ обязывает работодателя предоставлять данные о заработной плате работников в соответствии со ст.24 НК РФ.
В текущем году в налоговом и бухгалтерском учёте произошло множество изменений, одним из них стала смена бланка по справке 2-НДФЛ.
Также на основании приказа МВ-7-11/820 Федеральной налоговой службы было введено четыре новых кодовых значения на доход и одно на вычет.
Произошли нововведения, связанные со сдачей отчётности, которую теперь придётся предоставлять в 2 этапа по удержанному и неудержанному налогу.
За несвоевременную сдачу или предоставление недостоверной информации Налоговый Кодекс предусматривает применение штрафов как на организацию, так и на должностное лицо.
Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.
Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:
- занимаемую должность;
- фамилию и свои инициалы.
Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.
Право на визирование 2-НДФЛ может иметь и доверенное лицо. Однако в таком случае необходимо оформление доверенности. Согласно установленным правилам, подробные реквизиты этой доверенности следует обозначать в конце справки 2-НДФЛ вблизи с подписью соответствующего уполномоченного лица. Указывать их следует как реквизиты документа, подтверждающего право такой визы:
По закону доверенность от имени юридического лица легитимна при ее подписании:
- Руководителем.
- Иным лицом, которое уполномочено законом и/или учредительными документами (прежде всего, уставом фирмы).
Обычно по доверенности подписывать справки о доходах должностное лицо может по умолчанию в течение 1 года, если конкретные временные рамки в ней не обозначены.
Кто сдает справку 2 НДФЛ
Все субъекты хозяйствования, в том числе и ИП, которые в течение года начисляли вознаграждения за труд или иные доходы в пользу работников, а также удерживали с них НДФЛ, подают декларацию 2 НДФЛ в налоговую по истечении отчетного периода. Юр лица подают отчеты в ИМНС по месту их регистрации, ИП – по месту жительства. Кроме того, выдать справку они обязаны и по личному запросу физ. лиц по мере надобности в течение трех дней.
В 2021 году передают отчет в ИМНС в срок не позднее 2 апреля, но если имели место случаи не удержанного НДФЛ, представить показатели необходимо до 1 марта. Подать сведения можно посредством электронного документооборота, на бумажном носителе непосредственно в фискальные органы либо почтовой бандеролью. В двух последних случаях сведения считаются представленными согласно дате их принятия инспектором в налоговой инспекции или по штампу на отправлении.
Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.
Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:
- занимаемую должность;
- фамилию и свои инициалы.
Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.
В каких ситуациях нужна печать
Если ваша компания применяет в своей деятельности печать, то в 2019 году её можно проставлять на справке 2-НДФЛ по собственному желанию. Налоговые службы за её наличие или отсутствие штраф точно не выпишут, так как законом данный процесс не регламентируется.
Данная справка может применяться для разных целей. Кто-то из ваших сотрудников может, к примеру, отправиться в банк за оформлением кредита. В этом случае проставлять печать не требуется. Но для того чтобы у работников кредитной организации не возникло сомнений по поводу выдачи денег, лучше оставить оттиск на документе.
Если печать организации не будет проставлена, то банк в своих интересах может совершать звонки работодателю для уточнения сведений и подтверждения их достоверности. Чтобы избежать подобных неудобств и не заниматься лишней работой, вам стоит сразу оформить справку 2-НДФЛ с печатью. Это простое действие поможет избежать лишних вопросов и навязчивых звонков.
Отсутствие печати не является нарушением, но для собственного спокойствия можно и проставить её. Оттиск значительно облегчит вам жизнь, так как он повышает уверенность сторонних лиц в достоверности документа.
Ответственность за нарушения
Налоговый Кодекс предусматривает ответственность за несвоевременно сданную отчётность 2-НДФЛ.
Штраф составляет 200 руб. за каждый документ. То есть если на предприятии работает штат из 20 сотрудников, то руководителю придётся уплатить сумму в 4 тысячи рублей.
Кроме просрочки, карается и недостоверность предоставленных данных. За каждую некорректно заполненную форму налоговый агент рискует заплатить 500 руб. за каждого сотрудника в отдельности.
Стоит отметить! Ошибки, к которым применяются штрафы, связаны не только с суммами расчёта по доходам, но и фактическими сведениями о работнике (прописка, паспортные данные и т.д.).
Отказ от выдачи справки грозит штрафом от 1 до 3 тысяч рублей и применяется к должностному лицу, ответственному за выдачу 2-НДФЛ.
Нововведениями в текущем году стали обновления кодов в справке, а также оформление дополнительного документа в виде реестра справок, по которому составляется отчётность. Но и, конечно же, обновлён бланк по форме 2-НДФЛ.
Кто обычно подписывает справку 2-НДФЛ?
Каждое предприятия выдает своему сотруднику справку 2-НДФЛ по требованию, а так же она ежегодно предоставляется в ФНС. Справку выдается столько раз, сколько необходимо это сотруднику, ограничений нет. И на кого возлагается обязанность по ее выдаче, а так же кто подписывает данную справку руководитель предприятия или главный бухгалтер?
У руководителей предприятия нет столько свободного времени, что бы оперативно подписывать всю входящую и исходящую документацию. Иногда такое бывает, что руководитель предприятия и главный бухгалтер находятся не в соседних кабинетах, а в разных городах. И кто тогда будет в данном случае подписывать справку 2-НДФЛ? А выдать справку с задержкой так же нельзя, так как сроки предоставления справки 2-НДФЛ предусмотрены законодательно. За несвоевременно предоставление справки 2 НДФЛ предусмотрена административная ответственность.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что представляет собой справка 2-НДФЛ?
Ответ: Справка 2 НДФЛ – это документ установленной формы, который содержит сведения об полученных доходах физическим лицом выраженных в денежной форме, а так же в ней отражаются все уплаченные налоги из полученного дохода.
Вопрос №2 Куда может предоставляться справка 2-НДФЛ?
Ответ: В большинстве случаях справка 2-НДФЛ предоставляется в кредитное учреждение при оформлении кредита, так как сотрудника банка сразу видят по справке о платежеспособности потенциального клиента. Так справка необходима при увольнении, для нового работодателя, при оформлении пенсии по старости, при оформлении пособия по безработице в центре занятости, при участии физическим лицом в судебных разбирательствах, спорах, при оформлении налогового вычета в ФНС и т.п.
Вопрос №3 Где физическое лицо может получить справку 2-НДФЛ?
Ответ: Для получения справки 2-НДФЛ физическое лицо должно обратиться в бухгалтерию предприятия, на котором он официально трудоустроен. Для получения справки в трехдневный срок необходимо написать заявление, и только на основании данного заявления будет выдана справка.
Вопрос №4 Всем известно, что на предприятии справки 2-НДФЛ подписывает руководитель предприятия, но если его нет на месте, а справку необходимо подписать и выдать сотруднику, кто имеет право ее подписывать еще?
Ответ: Если руководителя нет на месте или он находиться в командировке, тогда правом подписи на справке 2-НДФЛ имеет тот человек, кто по приказу будет наделен, а так же необходимо будет оформить ему соответствующую доверенность. И вот только тогда справку 2-НДФЛ сможет подписывать доверенное лицо, и в обязательном порядке в соответствующей строке справки необходимо будет проставить реквизиты доверенности.
- Паспортные данные человека, который получает доход: Ф. И. О., дату рождения, гражданство, серию и номер паспорта, ИНН.
- Сведения о работодателе: наименование организации и ее реквизиты.
- Информация о доходе, который облагается налогом по ставке 13 %, приведенная помесячно. Указывается сам доход и налоговые выплаты.
- Сведения о стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, их коды.
- Общая сумма дохода человека, а также уплаченных налогов и использованных вычетов.
- Подпись уполномоченного бухгалтера и печать организации.
- Дата выдачи.
Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.
Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:
- занимаемую должность;
- фамилию и свои инициалы.
Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.
Кто подписывает 2 НДФЛ в отсутствии налогового агента
При уходе налогового агента в отпуск или при его отсутствии по больничному листу, право подписи возлагается на временно допущенное лицо, опять же утвержденное приказом руководителя. Этот момент должен быть четко прописан в учетной политике компании.
Временно замещающий налоговый агент также делает расшифровку подписи и указывает занимаемую должность. Дополнительно необходимо указать номер и дату приказа о закреплении за сотрудником временного права подписи налогового агента.
В случае реорганизации предприятия, при его закрытии или ликвидации во время отсутствия налогового агента правом подписи обладает только руководитель организации или ее учредитель. То есть лицо, имеющее законные полномочия подписывать все документы, связанные с деятельностью предприятия.
Ответственность за недостоверность данных при заполнении 2 НДФЛ
Исполнитель, являющийся налоговым агентом и тот, кто подписывает справку 2 НДФЛ, должен четко понимать всю ответственность за искажение данных при заполнении документа. В организациях часто бывают ситуации, когда работники просят увеличить сумму дохода в справке, чтобы подтвердить свою платежеспособность в банковском учреждении. Такое нарушение может быть инкриминировано, как факт мошенничества.
Хотя со стороны суда доказать правонарушение в преднамеренном умысле завышения дохода сложно, данные обязательно будут переданы в налоговую инспекцию.
А вот ИФНС на основании Налогового кодекса уже в обязательном порядке проводит добавочное начисление НДФЛ и накладывает соответствующие штрафные санкции на ответственных лиц.
Как подписывать справку о доходах
Еще одна группа вопросов связана с правилами подписания справки о доходах, которая выдается по запросам работников. Как мы уже упоминали, порядок заполнения такой справки не утвержден. Но ее форма предусматривает проставление подписи и указание ФИО налогового агента. В связи с этим на практике возникают вопросы о том, кто конкретно от имени налогового агента может подписать такую справку? Обязательно ли это должен быть руководитель организации? Может ли другое лицо по доверенности подписать справку о доходах работника? Если может, то нужно ли указывать в справке реквизиты доверенности, при том, соответствующих полей в форме нет? Давайте разбираться.
Согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ, налоговыми агентами признаются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации.
Фамилия, имя и отчество, согласно пункту 1 статьи 19 ГК РФ, могут быть только у физических лиц (граждан). Юридические лица имеют наименование (п. 1 ст. 54 ГК РФ).
Таким образом, очевидно, что справку о доходах всегда подписывает физическое лицо. Исходя из положений статьи 226 НК РФ, это может быть либо физическое лицо, являющееся налоговым агентом (предприниматель, нотариус, адвокат), либо физическое лицо, являющееся представителем налогового агента-организации. Также справку может подписать физическое лицо, которое представляет интересы налогового агента-предпринимателя, нотариуса, адвоката.
На основании положений пунктов 1 и 4 статьи 26 НК РФ у налогового агента-организации могут быть законные и уполномоченные представители. Первые представляют организацию на основании закона или учредительных документов (п. 1 ст. 27 НК РФ), а вторые — на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ).
С учетом изложенного, подписать справку о доходах для работника от имени организации — налогового агента может либо ее руководитель, либо иное лицо, уполномоченное на то соответствующей доверенностью. При этом реквизиты доверенности в справке не указываются. Прикладывать к справке о доходах копию доверенности не нужно, так как законодательство не содержит такого требования.
В публикации рассматривается понятие и сущность справок 2 ндфл, порядок их составления, сроки представления в налоговые органы, а также их назначение. Кроме того, разбирается вопрос относительно того, кто подписывает 2 ндфл.
Кто имеет право подписывать справку 2-НДФЛ?
Подписывать документ имеют право исключительно уполномоченные лица, а именно:
- непосредственно работодатель в лице руководителя;
- официально утвержденный сотрудник организации.
Причём в официальном документе есть специальная графа для отметки об исполнителе, признак 1 – для работодателя, а 2 – для официально утверждённого исполнителя.
Если форма предоставляется в налоговый орган, то дополнительно следует прикрепить подтверждение о том, что ответственное лицо имеет право на действия с документом.
Что касается правил заполнения справки 2-НДФЛ в 2021 году, то в них говорится о том, что официальное право подписи в этом документе имеют:
- налоговый агент;
- уполномоченный представитель.
Важная информация!
Обратите внимание, что в зависимости от того, кто подписывает справку 2-НДФЛ, в документе указывают соответствующий цифровой код:
- «1» — для подписи, которую ставит сам налоговый агент;
- «2» — для подписи, которую ставит уполномоченный представитель.
Нередко возникает вопрос о том, кто должен визировать справку для директора. Здесь порядок такой же, как и в случае с подписанием справки о доходах для работника. То есть, подписать 2-НДФЛ может как руководитель организации, так и уполномоченное на это действие лицо.
В завершении добавим, что в прошлые годы, для заверения справки 2-НДФЛ, обязательно необходимо было поставить печать (в виде круглого штампа). В 2021 году данная норма не действует, и в бланке, на котором оформляется справка, место для круглой печати отсутствует.
При желании можно поставить оттиск на документе, если организация или ИП используют ее в своей деятельности. Это не будет считаться нарушением.
С новым бланком справки 2-НДФЛ, который актуален в 2021 году, вы можете ознакомиться здесь.
В отношении справки о доходах один из самых популярных вопросов для практически каждого трудящегося человека и работодателя – кто подписывает 2-НДФЛ для сотрудников в 2021 году? О том, какие есть правила на этот счёт и как складывается практика, узнаете из нашего обзора.
На 2021 год налоговики разработали новую форму справки 2-НДФЛ (приложение № 1 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Новая форма вступила в силу с 1 января 2021 года. Впервые отчитаться по новой форме нужно за 2021 год.
Обратимся к Уголовному кодексу. Статья 159.1 УК РФ устанавливает уголовную ответственность за хищение денежных средств заемщиком путем представления банку или иному кредитору заведомо ложных и (или) недостоверных сведений. Данная статья применяется в случае, если заемщиком фактически не будут возвращены средства, а кредит выдан на основании заведомо ложных данных. Если же работник намерен вносить кредитные платежи, как положено законопослушному гражданину, то к уголовной ответственности за мошенничество в сфере кредитования его не привлекут. Но тут есть иная статья (ст. 327 УК РФ), устанавливающая ответственность за использование заведомо подложного документа.
Приговором мирового судьи судебного участка № 2 Кировского района города Ростова-на-Дону от 9 февраля 2010 года заемщик, представивший в банк для получения кредита подложную справку 2-НДФЛ, был осужден по статье 327 части 3 УК РФ. В данном деле работник самостоятельно оформил справку 2-НДФЛ, подделав подпись главного бухгалтера, и поставил печать организации, поскольку имел к ней доступ. В результате сотрудник понес уголовное наказание и, как следствие, получил судимость. Для компании же такой вариант развития событий в рамках уголовного законодательства ничем не грозит.
Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.
Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:
- занимаемую должность;
- фамилию и свои инициалы.
Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.
Право на визирование 2-НДФЛ может иметь и доверенное лицо. Однако в таком случае необходимо оформление доверенности. Согласно установленным правилам, подробные реквизиты этой доверенности следует обозначать в конце справки 2-НДФЛ вблизи с подписью соответствующего уполномоченного лица. Указывать их следует как реквизиты документа, подтверждающего право такой визы:
По закону доверенность от имени юридического лица легитимна при ее подписании:
- Руководителем.
- Иным лицом, которое уполномочено законом и/или учредительными документами (прежде всего, уставом фирмы).
Обычно по доверенности подписывать справки о доходах должностное лицо может по умолчанию в течение 1 года, если конкретные временные рамки в ней не обозначены.
А кто, согласно действующим нормативным правилам, может подписывать 2-НДФЛ в 2021 году?
Справка о доходах физлиц начиная с I квартала 2021 года подается по новой форме
Справка 2 ндфл — это официальный документ, составляемый работодателем и свидетельствующий о сумме полученного дохода его персонала. Кроме того, она содержит информацию о начисленном и уплаченном за работника налоге, о неудержанном налоге, а также о вычетах и их размерах.
По сути, справка является бумагой, по которой можно узнать доходы человека. Также в ней содержатся и другие немаловажные сведения.
Справка, которую организации в 2021 году выдают работникам вместо 2-НДФЛ, теперь стала приложением к форме 6-НДФЛ и называется «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Формат и порядок заполнения новой утверждены Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753.
В новой 6-НДФЛ раздел 1 называется «Данные об обязательствах налогового агента». В нем отражают перечисленные суммы НДФЛ с указанием срока перечисления.
В разделе 1 появятся строки для сумм НДФЛ, возвращенных налоговым агентом, и дат такого возврата.
Раздел 2 называется «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц». Здесь отражают суммы доходов, начисленных физическим лицам, суммы удержанного, не удержанного и возвращенного налога.
Новое приложение из 6-НДФЛ и прежняя форма 2-НДФЛ отличаются немногим:
- Стало больше нет полей для внесения данных о налоговом агенте, тол есть об организации. Все сведения о компании — на титульном листе 6-НДФЛ.
- Удалено поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» и появился новый отдельный раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом и сумма неудержанного налога».
- В разделе 3, который касается вычетов, добавлены поля, куда нужно вносить сведения об уведомлениях от ИФНС.
- Удалено поле «Отчетный год».
Справки по форме 2-НДФЛ отображают всю информацию о доходе физического лица, с которого удерживается подоходный налог. Но отображается в ней только доход официальный.
А так как чаще всего данная справка требуется для получения кредита по договору, то чем меньше суммы, обозначенные в ней, тем меньше шанс одобрения заявки.
Особенно это важно для ипотечного займа по договору ипотеки – сумма по кредиту подобного рода обычно довольно велика.
Именно поэтому многие работники, чья заработная плата не является официальной, пытаются каким-либо путем обмануть банк или иную организацию, куда требуется предоставить данный документ.
Но следует помнить о том, что данное деяние является наказуемым. И предусматривает уголовную ответственность согласно действующему на территории РФ законодательству.
Если подделка справки по форме 2-НДФЛ будет обнаружена, то согласно действующему законодательству занимающиеся фальсификацией данных документов и их предоставлением будут нести ответственность согласно действующему законодательству.
Согласно п. 1 ст. №327 УК РФ за подделку документа данного типа может грозить:
| Вид наказания | Срок |
| Ограничение свободы | 2-4 года |
| Арест | До 6-ти месяцев |
| Лишение свободы | До 2-х лет |