Подготовка к проверке кадровой инспекцией: пошаговый план

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Подготовка к проверке кадровой инспекцией: пошаговый план». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как показывает практика проведения внутреннего аудита кадровых документов во многих организациях, такая процедура необходима, поскольку состояние дел у работодателей редко бывает совершенно идеальным. Статья поможет сотрудникам кадровых служб и юристам обосновать риски, которые могут возникнуть в случае нарушения предписаний и запретов, установленных нормами трудового законодательства РФ.

Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов

Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 18.07.2011, далее — Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008, далее — Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69).

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

—-T——————T—————T————————————¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
+—+——————+—————+————————————+
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L—+——————+—————+————————————

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Таблица 4

Обязательные документы для проверки

Не спешите проводить аудит всех документов, которые оформляете. Если так сделать, вы убьете много времени на то, чтобы их посмотреть, выписать все нарушения и, самое главное, их исправить.

Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. При аудите акцент стоит делать на обязательных. Если вдруг у вас этих документов нет, хотя должны быть, то по результатам аудита в плане исправления нарушений отметьте «Издать такой-то документ».

К обязательным документам для аудита относятся следующие: «устав организации».

Что в нём смотреть:

• полное и сокращённое название организации;
• место расположения организации;
• наличие филиалов и представительств и их правильные названия;
• полномочия исполнительного органа организации;
• место хранения документов.

Как оформить результаты кадрового аудита

Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке. Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проверка придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф. Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.

Типы кадрового аудита

В зависимости от особенностей подготовки и проведения аудит персонала можно классифицировать по различным основаниям:

1. Частота проведения:
   • плановый – проводящийся по заранее определенным периодам в соответствии с принятым перспективным планом;
   • оперативный – организовывается по специальному приказу руководства;
   • постоянный – устраивается регулярно;
   • «панельный» – используется одна и та же методика, применяющаяся на «фокусную» группу, то есть одних и тех же людей.
2. Охват объектов аудита:
   • полный – максимальный анализ процессов, структур и персонала;
   • локализованный – анализ выбранного объекта.
3. Способ анализа:
   • предметный – изучаются все объекты, в которых выделяется интересующая тематика;
   • системный – используется весь комплекс доступных методов;
   • частичный – анализируется не весь персонал, а выборка работников.
4. Уровень исследования:
   • стратегический аудит – оценка высшим руководящим звеном;
   • управленческий анализ – уровень начальства структурных подразделений;
   • тактический – проводится кадровыми службами.
5. По отношению к компании:
   • внутренний – организовывается собственными силами;
   • внешний – привлекаются сторонние специалисты.

Кадровые документы, ведение которых обязательно

 Наименование 
 документа 

 Комментарии 

 Ссылка на 
нормативный акт

Трудовые книжки

На всех сотрудников (за исключением 
совместителей). Хранятся до увольнения 
сотрудника. Невостребованные - не менее 
75 лет согласно Перечню, ст. 664

ТК РФ, ст. 66

Трудовые 
договоры 

Со всеми сотрудниками организации 
(включая совместителей, временных 
работников и т.д.). Со сроком хранения 
75 лет согласно Перечню, ст. 657

ТК РФ, ст. 67

Штатное 
расписание 

Утверждается приказом по основной 
деятельности. Изменения вносятся также 
при помощи таких приказов. С постоянным 
сроком хранения согласно Перечню, ст. 71

ТК РФ, ст. 57. 
Альбом N 1, 
форма Т-3

Приказы по 
основной 
деятельности 

С постоянным сроком хранения согласно 
Перечню, п. "а" ст. 19

Альбом N 1, 
Инструкция к 
заполнению 
формы Т-3 

Приказы по 
личному составу
(прием, 
перевод, 
увольнение) 

Со сроком хранения 75 лет согласно 
Перечню, п. "б" ст. 19

Альбом N 1, 
формы Т-1, 
Т-1а, Т-5, 
Т-5а, Т-8, 
Т-8а. 
ТК РФ, 
ст. ст. 68, 62

Заявления 
сотрудников об 
увольнении по 
собственной 
инициативе, 
отпуске 

Со сроком хранения 75 лет согласно 
Перечню, п. "б" ст. 656

ТК РФ, 
ст. ст. 80, 
128, 127, 122

Правила 
внутреннего 
трудового 
распорядка 

Могут быть оформлены как приложение к 
коллективному договору, ст. 190 ТК РФ. Со
сроком хранения 1 год после замены новыми
согласно Перечню, ст. 773

ТК РФ, ст. 189

Положение 
(инструкция) 
или другие 
формы 
оформления 
работы с 
персональными 
данным 
сотрудников 

ТК РФ не устанавливает четкую форму 
оформления данных документов. Со сроком 
хранения 3 года после замены новыми 
согласно Перечню, ст. 655

ТК РФ, п. 8
ст. 86 

График отпусков

Утверждается работодателем не позднее 
чем за две недели до наступления 
календарного года. Срок хранения - 1 год 
согласно Перечню, ст. 693

Альбом N 1, 
форма Т-7. 
ТК РФ, ст. 123

Приказы по 
отпускам 

Со сроком хранения 5 лет согласно 
Перечню, п. "б" ст. 19

Альбом N 1, 
форма Т-6, Т-6а

Личные карточки
работников Т-2

На всех сотрудников организации, 
заполняются не позднее первого дня 
работы. Со сроком хранения 75 лет 
согласно Перечню, ст. 658

Альбом N 1, 
форма Т-2

Табель учета 
рабочего 
времени 

Со сроком хранения 5 лет согласно 
Перечню, ст. 586

Альбом N 1, 
форма Т-13. 
ТК РФ, 
ст. ст. 91, 99

Положение об 
оплате труда (о
премировании, о
надбавках, о 
вознаграждении 
за год) 

Точное наименование документа в 
законодательных и нормативных актах не 
установлено. Со сроком хранения 5 лет 
после замены новыми согласно Перечню, 
ст. 411

ТК РФ, ст. 135

Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.

Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них

----T-----------------T---------------T-----------------------------------¬
¦ N ¦ Нарушение ¦ Что нарушили ¦ Оценка рисков при продолжении ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ данного нарушения ¦
+---+-----------------+---------------+-----------------------------------+
¦ 1 ¦Выплата ¦ТК РФ, ¦Со стороны государственных органов ¦
¦ ¦заработной платы ¦ст. ст. 136, ¦либо в процессе трудового конфликта¦
¦ ¦один раз в месяц ¦236 ¦работодателю будет предъявлено ¦
¦ ¦без выплаты ¦ ¦обязательное требование выплатить ¦
¦ ¦компенсации ¦ ¦компенсацию за задержку заработной ¦
¦ ¦согласно ст. 236 ¦ ¦платы всем работникам с 2002 г. (с ¦
¦ ¦ТК РФ ¦ ¦момента вступления в действие ТК ¦
¦ ¦ ¦ ¦РФ). При этом за задержку выплат ¦
¦ ¦ ¦ ¦более 2 месяцев предусмотрена ¦
¦ ¦ ¦ ¦ответственность вплоть до уголовной¦
+---+-----------------+---------------+-----------------------------------+
¦ 2 ¦Внутренние ¦ТК РФ, ¦Согласно ст. 8 ТК РФ локальные ¦
¦ ¦локальные ¦ст. ст. 136, ¦нормативные акты, принятые без ¦
¦ ¦нормативные акты ¦135, 190 ¦соблюдения установленного ст. 372 ¦
¦ ¦утверждены с ¦ ¦настоящего Кодекса порядка, учета ¦
¦ ¦нарушением ¦ ¦мнения представительного органа ¦
¦ ¦установленной в ¦ ¦работников, не подлежат применению.¦
¦ ¦трудовом ¦ ¦То есть применяемые локальные ¦
¦ ¦законодательстве ¦ ¦нормативные акты являются ¦
¦ ¦процедуры, т.е. ¦ ¦недействительными, что лишает ¦
¦ ¦без учета мнения ¦ ¦работодателя возможности применять ¦
¦ ¦представительного¦ ¦их ¦
¦ ¦органа ¦ ¦ ¦
L---+-----------------+---------------+------------------------------------

Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.

Оценка рисков при проверке ГИТ

Нарушения в обязательных по закону документах можно разделить на три группы риска: допустимый риск, высокий риск и контролируемый риск. Задача работодателя — не допускать высокий риск. Потому что с ним практически нет шансов получить какой-то минимальный административный штраф, так как нарушений очень много или они критичные.

Кому доверить аудит по кадрам

Проверку можно проводить своими силами. Тогда деятельность аудиторов регламентируют внутренние инструкции, приказы, распоряжения. В состав аудиторских групп обычно включают юристов, кадровиков, бухгалтеров, психологов, работающих на предприятии.

Количество аудиторов во многом зависит от размера компании, например, на предприятии с численностью штата до 500 человек аудит поручают одному человеку, до 3000 — 2-3, в фирмах с разветвленной сетью филиалов — группам до 10 человек. Специалисты подчиняются напрямую руководителю компании или директору по персоналу. Во втором случае независимость аудита не обеспечена, поскольку на объективность не должны влиять коллеги, собственные предубеждения, давление со стороны руководства.

Внешним аудированием занимаются консалтинговые компании, такие, как Лаборатория Гуманитарные Технологии. Аудиторы обладают нужными теоретическими знаниями, практическими навыками, помогут организовать работу кадровиков, оптимизировать учет и управление персоналом. Специалисты по консалтингу оказывают услуги на основании договора лизинга или аутсорсинга, в котором определен объем работ.

Какой аудит лучше — своими силами или внешний? Минусы внутреннего аудирования — занимает много времени (особенно, когда проверку проводит один или два специалиста), часто дает необъективные результаты экспертизы, поскольку на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники. Фактически, внутренние аудиторы — персонал, который будет проверять собственную работу. От результатов проверки зависит оплата их труда. Обнаруженные недостатки придется исправлять самостоятельно, разрабатывать и внедрять предложения по улучшению собственной деятельности.

Внешние аудиторы оценивают кадровое администрирование, правильность работы с документами с точки зрения требований законодательства, что полностью соответствует целям аудирования кадров. При необходимости консалтинга в части налоговых рисков, корректности расчета среднего заработка сотрудников привлекают специалистов по бухгалтерскому учету, налогового консультанта.

Внешний независимый аудит обеспечивает:

1. Сокращение трудовых и материальных затрат HR службы и предприятия в целом за счет минимизации документооборота.

2. Обоснованность кадровых решений.

3. Полноту, достоверность учета кадров на предприятии.

4. Защиту руководителя от возможных претензий контролирующих органов.

5. Защиту компании на случай трудовых споров.

Внешние аудиторы не являются сотрудниками проверяемой компании, не имеют личной заинтересованности в результатах проверки, поэтому сделают объективные выводы.

Для чего нужен кадровый аудит

Любой бизнес время от времени сталкивается с официальными ревизиями. Визиты представителей ГИТ проходят по графику, который обычно составляется на год вперед. Это значит, что о предстоящей инспекции вас обязаны оповестить. Исключение – внеплановые визиты, назначить которые могут из-за жалоб. Подготовиться к ним можно только одном способом: регулярно проводить профилактические мероприятия и устранять обнаруженные в их ходе недочеты.

Это крайне полезная мера при подготовке к разного рода инспекциям. Ведь к HR-службе предъявляются большие требования. Небольшая невнимательность, несоблюдение нормативных сроков, незнание последних изменений нормативов и другие оплошности, допущенные специалистом или службой HR, могут стать причиной наложения серьезных санкций: от штрафов до приостановления деятельности.

Проведение кадрового аудита в организации актуально при:

— Подготовке к государственной проверке;
— Смене директора или кадровика;
— Слиянии, поглощении или других видах реструктуризации;
— Конфликтном увольнении (когда есть вероятность жалоб в контролирующие структуры);
— Изменения в нормативных актах.

Профессиональная внутренняя ревизия, своевременно организованная в рамках подготовки к внешней, помогает:
— Обнаружить недочеты и ошибки при ведении документооборота;
— Найти способы их быстрого устранения;
— Избежать предписаний и штрафов. Или, если нарушения слишком большие и быстро их устранить невозможно, снизить сумму ущерба до минимальных значений.

Но не стоит рассматривать аудит кадрового делопроизводства исключительно как способ подготовки к внешним инспекциям. Напротив, его стоит ввести в постоянную практику!

Правильно организованный, он дает возможность:
— Привести бумаги в строгое соответствие с ФЗ и правилами оформления;
— Оптимизировать расходы на управление персоналом;
— Проверить эффективность HR-службы;
— Оценить потенциал отдельных подразделений;
— Выявить сотрудников с низкой эффективностью;
— Обнаружить «зоны риска» в HR-политике. И найти варианты их преодоления;
— Сформировать стратегию развития бизнеса.

Типы этой экспертизы можно классифицировать по нескольким факторам:

1. По способу организации:

— Внутренний. Его компания совершает своими силами: выделяет специалиста для поиска нарушений.
— Внешний кадровый аудит. Это привлечение экспертов «со стороны». Профессиональные аудиторы оценивают деятельность всех подразделений, проверяют, насколько правильно организовано ведение бумаг, приводят их в соответствие нормам законодательства.

2. По объему информации:

— Сплошной. Это кадровый аудит по всем документам. Эксперты оценивают приказы, касающиеся внутреннего трудового распорядка и т.д.
— Локальный. Обычно он нужен в отношении конкретного подразделения или группы документов (например, только начисления зарплаты или должностных инструкций).
— Целевой. Это выборочная оценка конкретных сотрудников (анализу подлежит организация их работы и ведение документации).

3. По уровню анализа:

— Тактический. Касается документооборота, относящегося к рядовым сотрудникам и руководителям низшего звена.
— Управленческий. Фокусируется на делопроизводстве в отношении менеджеров среднего звена.
— Стратегический. Это наиболее полный кадровый аудит, затрагивающий не только исполнителей и промежуточных руководителей, но и топ-менеджмент.

Аудит кадровых документов можно устраивать с разной периодичностью. Когда речь идет о первичной оценке трудовых книжек и оформлении новых сотрудников на должности, это постоянный мониторинг. Выделяют еще несколько видов:

• Текущий. Может быть организован в любой момент, по необходимости.
• Оперативный. Для обнаружения проблем и нарушений в той или иной сфере.
• Панельный. Периодический анализ в отношении одних и тех же сотрудников (отделов) с применением одних и тех же инструментов. Позволяет отследить динамику.

Преимущества внешнего кадрового аудита

Проверка с привлечением профессиональной команды «со стороны» – это отличный способ экономии материальных и временных ресурсов, а также – залог более точных и качественных результатов. Специалисты внешней подрядной организации рассматривают все процессы, происходящие в бизнесе, отстраненно и беспристрастно. Кроме того, заказывая аутсорсинг этой услуги, вы почти наверняка получите в свое распоряжение целую команду экспертов, которые распределяют нагрузку между собой и проверяют результаты по несколько раз. Выделить и освободить от основных обязанностей такое же количество специалистов из числа работников – просто нереально.

Поручите кадровый аудит своего бизнеса компании «Проверка труда»! Являясь экспертом в области трудового права, мы помогаем клиентам успешно преодолевать любые проверки и совершенствовать подходы к стратегическому планированию. Кроме того, нам можно поручить разрешение споров и конфликтных ситуаций (в досудебном и судебном порядке). За последние 2 года мы помогли своим заказчикам сэкономить на штрафах больше 65 млн рублей!

— Всегда гарантируем результат в виде экономии ваших денег, времени и нервов! Если штрафов не удается избежать или их размер превышает прогнозы, мы берем их оплату на себя, снижая стоимость своих услуг.
— Экспертная команда. В штате компании работают бывшие инспекторы государственной инспекции, которые понимают, как функционирует система!
— Профиль на трудовом праве. Мы работаем только в этой сфере, имеем огромный опыт решения проблем клиентов и тщательно следим за всеми обновлениями законодательства.
— Оперативность. Благодаря профессиональной команде, отлаженным методикам и опыту мы оперативно помогаем даже крупным заказчикам.
— Репутация, конфиденциальность, сервис. Мы ценим ваше доверие и делаем все, чтобы оправдать его.

Также мы предлагаем другие виды консалтинга в области трудового права: от консультационной поддержки в рамках одного проекта до полного сопровождения.

Готовитесь к внешней проверке или хотите привести работу с персоналом на предприятии в надлежащее состояние? Позвоните или напишите нам, чтобы выбрать время консультации.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

16 мая 2012 года г. Нижний Новгород

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

3. Включить в состав комиссии:

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

С приказом ознакомлены:

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся:

1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.

3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г. Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н. Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.

6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.

7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

8. Приказы по личному составу:

— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).

Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.

9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.

Этапы кадрового аудита. Как правильно провести процедуру?

Поскольку законом не предусмотрено ни обязательных процедур при проведении аудита, ни последовательного плана процесса, у аудитора есть значительная свобода действий. В связи с этим специализированные коммерческие организации предлагают различные пакеты услуг, в зависимости от требований заказчика.

Например, возможен экспресс-аудит, который предусматривает 2 этапа:

1. Определение перечня кадровых документов, предусмотренных законодательством, и проверку их наличия.
2. Подготовку отчета, в котором содержится перечень отсутствующих кадровых документов и рассчитывается размер возможного штрафа при проверке со стороны надзорных органов.

Однако целесообразнее проводить полный аудит. Этот процесс включает в себя:

1. Проверку наличия обязательных локальных актов, документов, определение отсутствующей документации.
2. Экспертизу всех имеющихся в организации кадровых документов, проверку их соответствия требованиям действующего законодательства, выявление нарушений и ошибок, в том числе в систематизации и хранении кадровой документации.
3. Подготовку отчета о результатах проведения аудита, в который включаются сведения о допущенных нарушениях. Также отчет может содержать выводы об оценке рисков выявленных нарушений, рекомендации по их устранению, предложения по оптимизации работы.
4. Получение объяснений от кадровых сотрудников, которые ответственны за кадровый документооборот, проведение разъяснительных бесед в форме лекций, семинаров.
5. Проведение работ по исправлению выявленных недостатков.

Аудит в кадровом делопроизводстве — пример отчета о его проведении

Отчет № 1

О результатах проведения кадрового аудита в ООО «Ромашка»

25.08.2018

Комиссия в составе:

начальника отдела кадров Иванова А. А.;

главного бухгалтера Петрова П. П.;

руководителя юридического отдела Сидорова С. С.

составила настоящий акт о нижеследующем:

1. В соответствии с приказом генерального директора ООО «Ромашка» № 1 от 12.08.2018, в период с 15 по 25 августа 2018 года комиссией проведен кадровый аудит документации отдела кадров ООО «Ромашка».
2. В результате проведенного кадрового аудита установлено, что в целом отдел кадров ООО «Ромашка» соблюдает требования трудового законодательства Российской Федерации.
3. Вместе с тем установлены следующие нарушения:
   • отсутствует журнал регистрации локальных нормативных актов;
   • отсутствует локальный акт, определяющий должностные обязанности сварщика ООО «Ромашка»;
   • не созданы условия для хранения трудовых книжек (отсутствуют металлические шкафы);
   • отсутствует утвержденный график отпусков сотрудников ООО «Ромашка» на 2018 год.
4. Заключение комиссии: необходимо устранение выявленных нарушений.
5. Настоящий отчет составлен в двух экземплярах, один из которых передан начальнику отдела кадров Иванову А. А., другой — директору ООО «Ромашка» Свинцову С. С.

Какие этапы проходит кадровый аудит организации?

Стадии осуществления анализа состоят как из самого процесса, так и из первоначальной подготовки, исследования и фиксации выводов, оформления итогового результата. Выделяют следующие стадии кадрового аудита:

1. Подготовительную. Собирают предварительную информацию, оформляют соглашение, оплачивают услуги исполнителей.
2. Стадию составления плана. Этот этап – утверждение разработанного плана, установка последующих командных действий.
3. Исследование. На данной стадии обрабатывают кадровые документы: читают, изучают.
4. Далее сводят данные. Пишут вывод, составляют отчетность, выносят в письменной форме заключение.
5. Советы. Эксперт устно дает свои пояснения, разбирает основные неточности, выявленные по ходу осуществления исследования.

И все, считается, что кадровый аудит организации на этом завершен. Запустить такой процесс можно по желанию хозяина организации, прямого руководителя либо его заместителя. Куда как реже заказывает проверку ответственный по отделу кадров: его всегда анализируют исполнители. После того, как все вышеобозначенные действия проведены, составляют отчет в письменной форме. Его структура должна выглядеть так:

1. Должны быть описаны основания, по которым осуществляется проверка.
2. Отражен список отделов, число специалистов фирмы, принимавших участие в процессе.
3. Должны быть сведения о том, кто заказчик, кто – исполнители.
4. Обязательно отражение использованных методов оценки.
5. Временные рамки осуществления процедуры.
6. Должна быть описана деятельность, по итогам которой оплачивалась та или иная услуга.
7. Кратко отражается извлеченная информация и весь отчет, отданный клиенту.

Похожие записи:

• Как выписать человека из квартиры и можно ли без согласия
• Что изменится для многодетных в 2023 году
• Как оплачивается и оформляется декретный отпуск