Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дубликат трудовой книжки: образец заполнения 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Трудовую книжку потерял работодатель

2. Выдача дубликата по заявлению работника Утрата трудовой книжки работником

3. Порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки

4. Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

5. Как заверить трудовую книжку

6. Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку

7. Другие нюансы и особенности оформления дубликата

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

личные сведения о работнике;
данные о трудовых периодах;
сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
записи невозможно восстановить.

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже:

На титульном листе забывают указать наименование «Дубликат».
Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) № (при наличии номера)».
Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В такой ситуации будет особый порядок оформления дубликата. После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации. В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе проставляется оттиск новой печати организации.
В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное наименование). Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке. Следующий порядковый номер: дата не заполняется. В «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)». В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования компании.
Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа. Это одна из самых распространенных ошибок.
Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов. Сотрудникам кадровой службы стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании документов.
Таким образом, в дубликат сначала вносятся данные об общем стаже данного работника до поступления к последнему работодателю, подтвержденные соответствующими документами, сведения о работе и награждении, которые выносились в трудовую книжку по последнему месту работы. Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыдущих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с последнего места работы.

Вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы (распоряжения) и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и номеров.
Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.
Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

Выдача дубликата по заявлению работника Утрата трудовой книжки работником

Это первая ситуация, когда работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки работнику. Для этого работник должен подать заявление с просьбой об оформлении дубликата работодателю по последнему месту работы. Здесь возникает вопрос: какого работодателя считать «последним»? Если работник уволился с одного места работы и успел трудоустроиться к новому работодателю, последним местом будет считаться новая работа. А если нового трудоустройства не произошло, то работнику, потерявшему трудовую книжку, следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она является последним местом работы. Хотя некоторые работодатели так не думают.

К. (истец) работал с 29.03.2005 по 13.07.2005 в ИППУ СО РАН (ответчик) в должности инженера 11-й категории по ремонту и эксплуатации зданий и сооружений. 13.03.2012 в связи с утратой трудовой книжки К. обратился к ИППУ СО РАН с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки с записью о работе в данном учреждении. Ответчик в удовлетворении заявления К. отказал, так как тот не представил доказательств того, что работа у ответчика — последнее место работы. С требованием обязать ИППУ СО РАН выдать дубликат трудовой книжки К. обратился в суд.

Советский районный суд г. Омска, отказывая в удовлетворении требований К., исходил из отсутствия доказательств, подтверждающих предыдущую и последующую трудовую деятельность К. до и после работы у ответчика. Однако судебная коллегия Омского областного суда сочла данный вывод суда неверным, противоречащим требованиям трудового законодательства, и вот почему.

Согласно п. п. 31 — 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек лицо, утратившее трудовую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Довод представителя ответчика о том, что истец не представил в учреждение доказательства того, что работа в ИППУ СО РАН — его последнее место работы, является несостоятельным, в связи с чем не мог быть принят во внимание при разрешении спора.

Порядок заполнения и выдачи дубликата трудовой книжки

Начнем с азов заполнения трудовых книжек и напомним, что записи дат во всех разделах книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение».

Ну а теперь перейдем непосредственно к заполнению. Первым делом нужно оформить титульный лист, на котором кроме указания «Дубликат» должны приводиться следующие сведения о работнике:

фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);
дата рождения (полностью (число, месяц, год), на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность);
образование (только на основании надлежаще заверенных документов — аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);
профессия, специальность (на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов).

Кроме этого, обязательно нужно проставить дату заполнения дубликата.

Внизу титульного листа правильность внесения сведений работник подтверждает своей подписью. Также расписывается лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы).

На основании п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся сведения:

об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям. Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».

Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:

Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В идеале, в дубликат вносятся те же записи, что и в оригинал документа. Но воплотить это в жизнь очень сложно, поэтому существуют нормы, регламентирующие необходимый минимум записей в трудовой:

Ведомости об общем и/или непрерывном трудовом стаже, который был зафиксирован до прихода на новое место работы. В данном случае не нужно уточнять периоды работы на каждом из предыдущих мест. Достаточно полной суммы в формате: «количество лет-месяцев-дней».
Поощрения с последнего места работы (если такие имеются).
Данные о приеме на работу.
Наименование предприятия, название цеха/подразделения, должность, профессия и специальность и квалификация.
Если имел место факт перевода на другую должность, это нужно указать.
Данные об увольнении (дата, причина, номер приказа).
Далее, указывается номер документа, послужившего причиной выдачи дубликата (заявление и соответствующее решение).

Как уже было сказано, никто не станет выдавать дубликат без предварительного заявления. Это официальный документ, который должен быть составлен в соответствии с нормативами. Для того чтобы поторопить кадровиков, лучше соблюдать неписаные правила составления и непосредственного вручения заявления:

Так как по закону (в теории), дубликат выдают на последнем месте работы, название организации или предприятия должно фигурировать в первом абзаце документа.
С новой строки следует указание причины отсутствия трудовой книжки начиная от кражи и пожаров, заканчивая банальной невнимательностью. Совет: если документ был утрачен по вине работника, то лучше указать причину, более вескую, чем «просто потерял».
Если документ был испорчен, но имеется в наличии, лучше приложить его в качестве доказательства.
Если имеет место ссылка на кражу, необходимо обязательно представить копию заявления в полицию.
Третий абзац призван напомнить отделу кадров о том, что как бы много дел у них ни было, они все же обязаны предоставить вам дубликат по истечении 15-дневного срока.
Для того чтобы заявление не пропало, сразу снимите его копию, которая станет на вашу защиту в случае невыполнения работодателем действующего законодательства и своих обязанностей.
Очень важно знать о том, что правило 15 дней не действует, если выдачей дубликата занимается текущий работодатель.

Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:

Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.

В бланке книжки содержится информация:

личные сведения о работнике;
данные о трудовых периодах;
сведения о награждениях и поощрениях.

когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
записи невозможно восстановить.

Как заверить трудовую книжку

Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

Насколько обязательно восстанавливать утраченную трудовую книжку

Работник, не имеющий трудовой книжки, не подвергается ни одному из видов наказаний или санкций. С работодателем же дело обстоит иначе: в случае проверки, его обязательно оштрафуют за отсутствие такого важного документа. В статье 65 ТК РФ сказано, что работодатель, нанимая на работу человека без трудовой книжки, обязан принять у него заявление и выдать дубликат. Исключение составляют только случаи первого трудоустройства и работы по совместительству.

Из этого следует, что восстанавливать трудовую необходимо в обязательном порядке, так как вас просто не возьмут на работу. К негативным последствиям отсутствия трудовой и ее дубликата можно отнести еще и проблемы, которые возникнут при оформлении пенсии. В теории, все копии сведений должны храниться в электронном варианте, но на деле все немного сложнее. В случае неправильных подсчетов, очень сложно найти виновного и исправить сложившееся положение.

Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:

он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
вносится персональная информация о работнике;
перечисляются занимаемые должности и позиции;
фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.

В новую трудкнижку не вносят данные:

которые нет возможности подтвердить документально;
неточные, ошибочные и недостоверные.

Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):

Подготовить новый бланк.
Правильно внести подтвержденные записи.

Другие нюансы и особенности оформления дубликата

При оформлении дубликатов трудовых книжек, есть множество нюансов, знание которых поможет избежать распространенных ошибок и соответственно возможного привлечения стороны к ответственности. Следует обратить внимание на следующие нюансы:

Сбор информации для заполнения трудовой книжки не входит в прямые обязанности ни работника, ни работодателя. Учитывая нормативы трудового законодательства, чаще всего работодатель имеет возможность самостоятельно и без требования от сотрудника дополнительных данных и документов осуществить заполнение дубликата трудовой. Для этого он может использовать хранящуюся на предприятии копию трудовой книжки. Однако при массовой утере данных документов, чрезвычайных обстоятельствах или иных причин, работодатель вправе попросить у сотрудника предоставить иные подтверждения наличествовавшего трудового стажа для оформления дубликата.
Увольнение работника не может являться препятствием в оформлении дубликата трудовой книжки. Учитывая государственные нормативы, предписывающие хранить личные карточки трудящихся и копии их трудовых в архивах в течение 75 лет, для бывших работодателей не должно быть проблемой изготовление дубликата трудовой книжки уже уволенным ранее работникам. Тем не менее далеко не всегда кадровые специалисты удовлетворяют таковые требования от бывших сотрудников – судебная практика имеет немало примеров дел, связанных именно с данным вопросом. При этом решения судов во всех случаях однозначны – увольнение работника не является причиной для отказа в изготовлении ему дубликата трудовой книжки.
В некоторых случаях может произойти ситуаций, по которой при изготовленном дубликате будет найдена действительная трудовая книжка. Учитывая, что дубликат полностью приравнивается к оригиналу документа, это будет значить, что у работника одновременно есть две трудовых книжки. Однако действительной из них может считаться лишь одна – та, что была выдана последней.