Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения отчетности в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения документов организаций
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения бухгалтерских документов
Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.
Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.
Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.
Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.
Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.
Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.
Сроки хранения договоров с поставщиками и контрагентами
Срок хранения договоров с поставщиками — это период, в течение которого в организации или ее архиве остаются государственные контракты. С 01.01.2022 такие даты пропишут в 44-ФЗ.
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера.
Виды хранения документации
Выделяются два вида хранения документации в организации:
- Текущее хранение — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное хранение — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Зачем хранить договоры с поставщиками
- Текущее хранение необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
- Архивное хранение требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
Как определить, срок хранения
- Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.
- Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:
- изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится;
- открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ;
- найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид;
- найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
Важно! 360-ФЗ от 02.07.2021 вносит существенные изменения в Федеральную контрактную систему. С 01.01.2022 в ч. 15 ст. 4 44-ФЗ пропишут, сколько должны храниться договоры в организациях. 6 лет при условии, что они не сформированы, не размещены в ЕИС или на электронной площадке. Столько же придется хранить и документы, которые получены заказчиком при определении НМЦК, при обосновании такой цены. Исключение — за обоснования, включаемые в контракт в рамках ч. 4 ст. 93 закона о контрактной системе. Сейчас в ФКС приведен минимальный набор документов и сроки их хранения только для двух процедур — конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ).
Что делать, если срок не установлен Перечнем
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все.
- Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 Перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
Ответственность за несоблюдение правил хранения
- За нарушение правил хранения, в том числе несоблюдение сроков, предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в виде штрафа:
- на граждан — от 1 до 3 тыс. руб.;
- на должностных лиц — от 3 до 5 тыс. руб.;
- на юридических лиц — от 5 до 10 тыс. руб.
- Недостаточно продолжительное хранение договоров в организации повлечет и санкции со стороны ФНС, например, в соответствии со ст. 126 НК РФ, которая предусматривает ответственность за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Условия договора хранения
Договор хранения должен быть заключен в письменной форме (статья 887 ГК РФ), причем, это необязательно должен быть единый документ, подписанный обеими сторонами. Будет считаться, что письменная форма соблюдена, если принятие вещи на хранение было оформлено квитанцией, сохранной распиской, другим документом с подписью хранителя. В некоторых случаях, например, в камерах хранения вокзалов, для заключения договора хранения достаточно выдачи номерного знака или жетона.
Но, конечно, при передаче имущества на хранение в товарный склад во всех случаях предпочтительнее составлять письменный договор. Обязательными для договора хранения будут:
- условие о предмете договора (хранитель обязуется принять вещь у поклажедателя и возвратить в ее в сохранности);
- условие об объекте договора (подробное описание индивидуальных признаков и характеристик передаваемой вещи).
Такая вещь не всегда будет иметь индивидуальные признаки, и в процессе хранения она может смешиваться с вещами того же рода и качества других поклажедателей (статья 890 ГК РФ). В этом случае речь идет об обезличенном хранении, и хранитель должен вернуть не ту же самую вещь, а подобную ей. Например, это может быть тонна щебня определенной фракции. Условиями договора возможность хранения с обезличением может быть запрещена.
В договоре хранения стоит согласовать дополнительные условия, которые Гражданский кодекс к существенным не относит, но которые могут вызвать споры сторон:
- Срок хранения. Согласно статье 889 ГК РФ, если срок хранения договором не предусмотрен, хранитель должен хранить вещь до тех пор, пока ее не потребует поклажедатель. Конечно, хранение, особенно коммерческое, не может быть вечным, поэтому при отсутствии в договоре сроков хранения закон обязывает поклажедателя забрать свою вещь по требованию хранителя. Если же хозяин вещи не торопится ее забирать, то хранитель вправе самостоятельно продать ее после письменного предупреждения поклажедателя. Из вырученной суммы хранитель имеет право вычесть полагающееся ему вознаграждение, а разницу передается поклажедателю.
- Вознаграждение хранителю. Если в договоре хранения будет предусмотрено это условие, то договор становится возмездным. Порядок уплаты вознаграждения предусмотрен в статье 896 ГК РФ, но если стороны предпочитают другой порядок, то его нужно прописать в тексте договора, так же, как и размеры вознаграждения.
- Возмещение хранителю расходов на хранение. Вещь, переданная на хранение, должна находиться в условиях, обеспечивающих ее сохранность. На создание таких условий хранитель несет определенные расходы (охранные услуги, коммунальные платежи, аренда земельного участка или помещения под склад и прочее). Если договор возмездный, то расходы на хранение, по общему правилу, включаются в сумму вознаграждения. Если же вещь передается на безвозмездное хранение, то поклажедатель обязан возместить хранителю понесенные им расходы на хранение. Эти нормы не являются императивными (обязательными), поэтому в договоре можно предусмотреть, что такие расходы хранителю не возмещаются.
- Ответственность поклажедателя за не передачу вещи на хранение. Хранитель, с которым поклажедатель заключил договор хранения, не вправе требовать передачи вещи на хранение. В то же время, если хранитель забронировал для этой вещи определенные складские площади, то он может понести определенные убытки. В договоре можно предусмотреть обязанность поклажедателя заплатить за это штраф или пеню (в процентах от вознаграждения хранителю или в фиксированной сумме), а можно вообще не возлагать на него подобную ответственность.
Виды хранения, где хранить документы в организации
Выделяется два варианта хранения:
- текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
- архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.
Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.
Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:
- текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
- для архивного создается отдельное подразделение.
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
Как утилизируют договоры после истечения времени хранения
Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.
В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:
- определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
- отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
- составление описи документов;
- утилизация и составление акта.
Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.
Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.
Сроки в зависимости от вида договора
Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.
Основные позиции приведены в таблице:
| Вид | Установленный период (лет) |
| Соглашения об определении долей в праве собственности | До ликвидации организации |
| По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д. | До ликвидации |
| Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов | До ликвидации |
| Аренды | Недвижимого имущества — 10
Движимого имущества — 5 |
| Залога | 10 |
| Проката | 5 |
| Поручения | По недвижимому имуществу — 15
По движимому имуществу — 10 |
| О передаче права на результат интеллектуальной деятельности | 5 |
| О закупках отдельными видами юрлиц | 5 |
| Учредительные | Постоянно |
| Трудовые | До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив |
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.
Изменились ли сроки хранения договоров и соглашений?
Да, например, договор дарения (пожертвования) имущества должен храниться «до ликвидации организации». Ранее было установлено постоянное хранение.
Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. По прежнему перечню хранить нужно было постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.
Документы по залогу недвижимости хранятся 10 лет вместо постоянного хранения. Как и для лизинга, срок считают с момента истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу.
Договор поручения следует хранить 15 или 10 лет в зависимости от вида имущества, вместо пяти лет.
📌 Реклама Отключить
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет. Требование касается и документов, подтверждающих предоставление средств и исполнение обязательств должником. Это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров.
Какие сроки хранения установлены для бюджетных организаций?
Отчёты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий нужно хранить 5 лет. По прежнему перечню отчёты о выполнении грантов следовало хранить постоянно.
План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: 5 лет по месту утверждения и постоянно по месту разработки. По прежнему перечню бюджетные сметы по месту утверждения и разработки нужно было хранить постоянно. Кроме того, не было отдельных положений для плана ФХД. На него распространялись общие требования к годовым планам организации — постоянное хранение.
Появились отдельные нормы для отчётов о выполнении планов ФХД: годовые нужно хранить постоянно, квартальные — 5 лет, месячные — 1 год.
📌 Реклама Отключить
Документы о передаче имущества в оперативное управление или хозяйственное ведение нужно хранить «до ликвидации организации». Прежний перечень определял только сроки хранения переписки о передаче имущества. Её нужно было хранить 10 лет, если экспертная комиссия не продлевала этот срок.
Какая ответственность предусмотрена за несоблюдение сроков хранения?
Ответственность за нарушение сроков хранения документов предусмотрена различными нормативно-правовыми актами. К примеру, административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена статьями 13.20 и ст. 13.25 КоАП РФ. В первом случае, это штраф для должностных лиц на сумму от 300 до 500 рублей, а во втором случае штраф для должностных лиц на сумму от 2 500 до 5 000 рублей; для юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей. 📌 Реклама Отключить
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ отсутствие у компании первичных учётных документов, и (или) регистров бухучёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности в течение установленных сроков хранения таких документов квалифицируется как грубое нарушение требований к бухучёту. Оно влечёт наложение штрафа на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей.
Согласно ст. 120 НК РФ отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое взимается штраф в размере 10 000 рублей; за то же нарушение в течение нескольких периодов — 30 000 рублей. Если отсутствие документов повлекло занижение налоговой базы, то штраф, налагаемый на компанию, составит 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
📌 Реклама Отключить
Кроме того, отсутствие первичных бухгалтерских документов при проведении налоговой проверки чревато доначислениям налогов расчётным путём.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.
Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.
| Тип документа | Сколько хранить, лет |
|---|---|
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 |
За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей.
Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со ст. 126 НК РФ, за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
Договора обязаны постоянно быть в наличии не только на момент их действия, но и после этого. Возможно, потребуется некая информация, которая в этих документах отражена, некие данные, которые затребует руководство и так далее. Многие спорные ситуации, которые обычно состоят в том, что та или иная сторона недобросовестно подходит к выполнению своих обязательств, могут быть решены при помощи договора как во внесудебном порядке, так и официально, в суде. Также следует учитывать возможность проведения проверок определенных периодов, которые будут осуществляться государственными органами контроля. Они также могут затребовать документацию за конкретный период, и если хранение договоров в организации, срок их уничтожения и другие подобные функции выполняются неправильно, то могут быть наложены очень значительные штрафы. Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте. То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок. Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.
Предприятия вправе самостоятельно группировать договоры по их назначению и определять продолжительность их хранения в соответствии с экономической целесообразностью. При этом следует учитывать минимальный период, предусмотренных законодательством. Он равняется 5 годам. В учетной политике коммерческого предприятия соглашения используются в качестве первичной документации. Это, в свою очередь, обязывает обеспечить хранение договоров в течение более 5 лет. Исключение могут составлять периоды, предусмотренные для трудовых соглашений с сотрудниками. Законодательство предписывает хранить и архивировать акты, связанные с рабочей деятельностью и зарплатой персонала. Время, в течение которого трудовые контракты должны находиться в архиве, составляет 75 лет. Такой продолжительный срок обуславливается необходимостью использовать сведения для начисления пенсий, а также восстановления записей, сделанных в период работы.
Новые сроки хранения документов: таблица
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Первичные документы / 11:30 31 августа 2020
Бумажные архивы переведут в электронный вид
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.
Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.
Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.
Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:
- Налоговому кодексу;
- ФЗ «Об архивном деле»;
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:
- конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
- обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).
В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.
Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.
Основные позиции приведены в таблице:
| Вид | Установленный период (лет) |
|---|---|
| Соглашения об определении долей в праве собственности |
До ликвидации организации |
| По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д. | До ликвидации |
| Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов |
До ликвидации |
| Аренды |
Недвижимого имущества — 10 Движимого имущества — 5 |
| Залога | 10 |
| Проката | 5 |
| Поручения |
По недвижимому имуществу — 15 По движимому имуществу — 10 |
| О передаче права на результат интеллектуальной деятельности | 5 |
| О закупках отдельными видами юрлиц | 5 |
| Учредительные |
Постоянно |
|
Трудовые |
До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив |