Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правильное заполнение трудовой книжки при приеме на работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Персональные данные работника заполняются на основании паспорта, информация об образовании — по диплому. Сокращения не допускаются. Пишут дату заполнения дубликата, ставятся подписи работника и кадровика. Оттиск печати — при наличии.
Сверху раздела “Сведения о работе” нужно указать общий стаж работы до поступления на последнее место трудоустройства. Например, “Общий трудовой стаж — 15 лет, 2 месяца и 16 дней”. Номер записи и дату не ставить.
И уже после этого проставляются записи о местах работы — последовательно, от старых к новым, по номерам.
Как заполняется титульный лист?
Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:
- фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
- уровень образования (например, среднее или высшее);
- наименование профессии;
- дата, в которую открывается ТК;
- подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).
Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:
- выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
- не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
- использованы римские символы;
- не заполнены все поля титульного листа;
- использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
- поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).
Как заполнять титульный лист трудовой книжки
Оформление титульного листа «с нуля» потребуется в случае утраты бумажной трудовой.
Титульный лист заполняется в следующем порядке:
- ФИО и дата рождения.
- Образование.
- Профессия, специальность.
- Подпись сотрудника.
- Дата заполнения.
- Подпись сотрудника, ответственного за ведение ТК.
Фамилия, имя, отчество и дата рождения должны полностью соответствовать данным из документа, удостоверяющий личность. Ошибки даже в одной букве или цифре могут привести к большим проблемам в будущем. В связи с этим работнику, возможно, придётся обращаться в суд для подтверждения факта владения трудовой книжкой.
Сведения об образовании вносятся на основании соответствующего документа. Если в нём указаны магистратура или бакалавриат, вписывается «Высшее — бакалавриат» или «Высшее — магистратура».
Профессия, специальность и квалификация указываются в соответствии с данными из документа об образовании. Если в нём содержатся лишь сведения о направлении, то можно не заполнять эту строку.
В бланке трудовой содержатся рекомендации, по которым эту строчку предлагается заполнять в словесно-цифровом виде, хотя это и противоречит общим правилам заполнения ТК. Фактически использовать можно любой из двух вариантов заполнения.
Часто возникают вопросы по поводу подписи лица, отвечающего за ведение трудовых книжек. На практике нередко указывается только фамилия. По мнению экспертов Роструда, это допустимо. Согласно ГОСТу р 7.0.97-2016, подпись должна включать:
- наименование должности подписанта,
- его личную подпись;
- расшифровку — фамилию и инициалы.
Однако из-за ограниченного места в трудовой книжке невозможно вписать всю эту информацию в одну строку.
Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК
Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.
Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.
Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.
Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Общие правила заполнения трудовой книжки по ТК РФ
Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении? Вот основные правила заполнения трудовых книжек 2017 года:
- Трудовые книжки заполняются перьевыми, гелевыми или роликовыми авторучками, чернилами черного, синего или фиолетового цветов.
- Цифры при заполнении трудовой книжки используются арабские, при этом дата и месяц — из 2 знаков, год — из 4 знаков. Для примера: 20.01.2017.
- При оформлении используется государственный язык России, т. е. русский. Если в субъектах нашей страны введен дополнительный государственный язык, при заполнении трудовой книжки можно использовать его.
- В трудовой книжке нельзя использовать сокращения, в том числе в названии должностей, приказов, распоряжений и пр. Все слова пишутся полностью.
- Любые данные вписываются в трудовую книжку на основе соответствующего распоряжения (приказа) и должны в точности с ним совпадать.
- Записи вносятся не позднее 7 дней со дня события, за исключением записи о приеме на работу (не позднее 5 дней) и увольнения (в день увольнения).
- Каждой записи в трудовой книжке должен соответствовать свой порядковый номер. Из этого правила существуют следующие исключения:
- порядковый номер не ставится при переименовании работодателя;
- при заполнении дубликата трудовой книжки не пишется порядковый номер в случае записи о трудовом стаже;
- не нумеруются заголовки в разделе «Сведения о работе».
Общие правила ведения и заполнения трудовой книжки
В соответствии с вышеуказанными правилами распоряжением руководителя организации назначается сотрудник, ответственный за ведение, а также хранение трудовых книжек. Обычно таким сотрудником является кадровик.
Все записи вносятся шариковой, гелевой или перьевой ручкой синего или черно цвета. Не допускается использование сокращений, названия распорядительных документов указываются целиком. Даты и номера документов указываются только арабскими цифрами. Нумерация записей — сплошная, то есть если последняя запись об увольнении с предыдущего места работы сотрудника идет под номером 11, следующей записи присваивается номер 12.
Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»
HR-менеджеры должны знать, как правильно вести журнал регистрации вакансий, включая раздел, в который вносится информация о вакансии.
Нужно ли мне нанимать кого-то? В этом случае сотрудникам отдела кадров необходимо соблюдать статью 3 директивы.3 Директивы и записи в серийном журнале учета работы:.
- Официальное название и аббревиатура организации
- Название услуги, для которой заинтересованное лицо подает заявление о приеме на работу
- название профессии, в которой работает сотрудник; и
- Дата приема сотрудника на работу.
Если человек успешно справляется с работой и получает новое звание или ранги, это должно быть записано в его трудовой книжке.
Под серийным номером менеджер по персоналу записывает следующую информацию
- информация о присвоении работнику более высокого разряда или категории; и
- информация о дополнительных профессиях или квалификациях работника.
Когда трудовые отношения подходят к концу и наступает время отпустить работника, работодатель должен сделать соответствующую запись об увольнении в соответствии с требованиями пункта 5 Директивы. 5 Директивы.
Для этого в разделе «Информация о задании» под соответствующим серийным номером необходимо ввести следующую информацию
- Причина прекращения трудовых отношений
- Дата прекращения трудовых отношений
- Название, номер и дата решения работодателя, на основании которого было произведено увольнение.
Важно: Информация в документе должна быть точной, а формулировки — соответствовать трудовому законодательству. Все заявки должны быть заверены печатью компании (если таковая имеется) и подписью руководителя компании.
Санкции за неправильное ведение ТК
В 2020 году нерадивые работодатели или дисквалифицированные сотрудники, уполномоченные вести кадровый учет, могут быть оштрафованы по целому ряду причин.
Например, работодатель приобрел трудовые книжки или вкладыши у человека, который не имел права их применять. В этих случаях размер штрафа, налагаемого на нарушителя, может быть следующим
- В случае юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. ;
- В случае индивидуальных предпринимателей — от 1 000 до 5 000 рублей. ;
- Для людей, занимающих ответственные должности, — от 10 000 до 20 000 рублей.
Запись о приеме на работу
Запись о приеме на работу – важная процедура, которая должна быть внесена в трудовую книжку сотрудника в соответствии с установленным порядком. Она выполняется в случае принятия работника на работу по трудовому договору.
В трудовую книжку должна быть внесена запись о приеме на работу на титульном листе книги. Запись о приеме должна содержать следующую информацию:
- Фамилия, имя и отчество работника;
- Дата приема на работу;
- Наименование организации, в которой был принят на работу;
- Должность, на которую работник был принят;
- Реквизиты приказа о приеме на работу или ссылку на него.
При приеме на работу также необходимо выдать сотруднику собственную трудовую книжку, которая является обязательным документом и подтверждает трудовую деятельность.
В случае изменения должности, перевода на другое подразделение или увольнения сотрудника, также необходимо внести соответствующие записи в трудовую книжку. При смене места работы, запись о новом месте работы вносится в трудовую книжку сотрудника без выдачи новой книжки при условии, что предыдущая запись о месте работы имеет прочерк.
В случае увольнения сотрудника или его смерти, запись об увольнении или о смерти вносится в трудовую книжку без выдачи новой книжки.
Увольнение в порядке перевода
В титульном листе трудовой книжки при приеме на работу запись о переводе сотрудника в другое структурное подразделение оформляется в соответствии с правилами заполнения трудовых книжек.
В случае перевода сотрудника в другое структурное подразделение организации, работодатель должен внести запись об увольнении в порядке перевода.
Запись об увольнении при переводе сотрудника в другое подразделение должна быть внесена в трудовую книжку не позднее трех дней со дня перевода. В данной записи указываются фамилии, имена, отчества (при наличии) работника и руководителя, производившего перевод. Также указывается дата перевода.
При заполнении трудовой книжки при приеме на работу следует обратить внимание на то, что в разделе «Листа о порядке записи» в бумажной трудовой книжке необходимо внести изменения, связанные с выдачей новых листов по мере заполнения старых или при переводе сотрудника в другое подразделение.
При увольнении в связи с смертью сотрудника запись в трудовую книжку должна быть внесена не позднее трех дней со дня получения организацией уведомления о смерти работника.
Внесение записей о переводе и увольнении в порядке перевода является обязанностью работодателя и должно осуществляться в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек.